Módulo de Contabilidade

O que é a Contabilidade no SiversaERP

O módulo de Contabilidade transforma os factos económicos da empresa em informação estruturada. Vendas, compras, recebimentos, pagamentos e outros acontecimentos podem chegar à contabilidade através de integração automática ou ser registados manualmente quando a natureza da operação assim exige.

O objectivo não é apenas guardar lançamentos. O sistema procura construir uma cadeia coerente entre documento de origem, diário, período, contas, débito, crédito e relatórios.

O que este manual ensina

Este manual foi pensado para utilizadores que precisam de operar e compreender a Contabilidade no SiversaERP. Ele começa pelos conceitos, avança pela configuração e chega aos fluxos de lançamento, integração, apuramento, fecho e análise.

• Preparar o plano contabilístico.
• Organizar contas, tipos, centros de custo, exercícios, períodos e diários.
• Criar e confirmar lançamentos.
• Corrigir por estorno sem destruir o histórico.
• Configurar mapeamentos e integração automática.
• Reprocessar histórico com segurança.
• Pré-visualizar IVA e resultados.
• Fechar períodos.
• Ler Razão, Balancete, DRE, Balanço e relatórios analíticos.

Contabilidade e Tesouraria não são a mesma coisa

Os dois submódulos trabalham juntos, mas cada um preserva a sua responsabilidade.

A equação que sustenta os lançamentos

Todo lançamento contabilístico precisa manter equilíbrio entre débito e crédito. No SiversaERP, essa regra é validada antes da confirmação.

Se os totais não coincidirem, o lançamento ainda não está pronto para confirmação.

Débito e crédito sem decorar regras mecânicas

Débito e crédito são lados do lançamento, não sinónimos de entrada e saída de dinheiro. O efeito depende da natureza da conta.

Fluxo contabilístico completo

Caminho prático de uma factura de venda: Da factura ao razão.

Da factura ao razão

Finalizar Documento na Facturação emite o documento e, numa factura a prazo, cria o título em Contas a Receber. Não escreve sozinha no razão. O lançamento contabilístico nasce noutro sítio: Integração Contabilística (e, se precisar, um lançamento manual).

1. Emitir a origem

1. Em Facturação, emita a factura de venda com Finalizar Documento.
2. Confirme o número e o total. Sem documento finalizado, não há origem para integrar.

2. Ligar a integração (uma vez)

1. Abra Integração Contabilística (menu Financeiro, grupo de Contabilidade).
2. Marque Integração com Facturação activa.
3. Escolha o Diário Facturação.
4. Confirme que existe um mapeamento activo para a origem da factura. Sem mapa, o lote não gera lançamento.
5. Clique em Guardar parâmetros.

3. Gerar o lançamento (documentos já emitidos)

1. Na mesma página, na secção Reprocessar histórico, indique Data de e Data até.
2. Marque Facturas de venda (e Notas de crédito se for o caso).
3. Clique em Pré-visualizar. É só leitura: vê candidatos, já contabilizados, o que precisa de configuração e falhas.
4. Corrija mapas, diário ou período se a pré-visualização o pedir. Volte a pré-visualizar.
5. Clique em Executar lote só quando a pré-visualização estiver limpa. Integração desligada não gera.

4. Confirmar e ler no razão

1. Abra Lançamentos. Localize o lançamento com origem na factura.
2. Se ainda não estiver confirmado, clique em Confirmar. Guardar lançamento ainda não entra no razão confirmado.
3. Abra Razão (ou Razão por conta) e o Balancete. O saldo só muda depois da confirmação.

Recebimento e pagamento seguem o mesmo raciocínio, com Integração com Tesouraria activa e as marcas Recebimentos / Pagamentos no histórico. Factura de fornecedor: manual Financeiro. Se o lançamento confirmado estiver errado: Estornar (gera inverso), não editar o passado.

Ordem recomendada de implementação

1. Definir o plano contabilístico.
2. Classificar os tipos de conta.
3. Construir a hierarquia das contas.
4. Preparar centros de custo.
5. Criar exercício e períodos.
6. Criar diários.
7. Rever configuração geral da integração.
8. Construir mapeamentos por origem.
9. Testar lançamentos manuais.
10. Pré-visualizar integração histórica antes de executar.
11. Validar Balancete, DRE e Balanço.
12. Adoptar rotina de fecho.

O que não deve ser feito

• Não criar contas sem pensar na hierarquia e nos relatórios.
• Não usar contas sintéticas como se fossem contas de lançamento.
• Não confirmar um lançamento apenas para o retirar da lista de pendentes.
• Não editar historicamente um lançamento confirmado.
• Não criar mapeamentos automáticos sem simular a lógica.
• Não fechar período com pendências ou divergências.
• Não tratar uma pré-visualização fiscal como declaração oficial.

Dashboard de Contabilidade

O Dashboard oferece a leitura operacional do período contabilístico seleccionado. Ele mostra indicadores, alertas e lançamentos que ainda precisam de atenção.

Seleccione primeiro o período correcto. Um dashboard contabilístico sem contexto temporal pode levar a conclusões erradas.

Seleccionar o período de análise

O filtro de Período define o universo contabilístico apresentado. Use-o antes de analisar KPIs, alertas ou lançamentos pendentes.

Resumo do Período

O bloco de resumo ajuda a perceber a situação do período, incluindo estado, movimentos e sinais relevantes para o fecho.

Alertas contabilísticos

Alertas não devem ser ignorados por rotina. Um alerta pode indicar ausência de configuração, movimento desequilibrado, lançamento pendente ou condição que afecta a qualidade dos relatórios.

Lançamentos a tratar

Esta secção concentra lançamentos que ainda não estão confirmados ou que precisam de intervenção. O ideal é investigar a causa, não apenas confirmar em massa.

Atalhos do Dashboard

Os atalhos levam às áreas mais usadas da Contabilidade. Use-os para manter uma sequência de trabalho: pendências, razão, balancete, integração e fecho.

Análise Contabilística

A área de Análise Contabilística combina indicadores do período com leitura de rendimentos, gastos, contas mais movimentadas, linhas de maior peso no resultado e alertas.

É uma visão gerencial. Para auditoria detalhada, abra o Razão ou os relatórios de lançamentos.

Rendimentos e gastos

O gráfico de rendimentos e gastos resume a composição do resultado. Ele depende da classificação das contas no plano. Se uma conta estiver mal classificada, a leitura também ficará errada.

Contas mais movimentadas

Este ranking mostra onde existe maior volume contabilístico. Movimento elevado não significa problema, mas pode indicar contas que merecem reconciliação mais frequente.

Linhas de maior peso na DRE

Permite localizar rubricas que mais contribuem para rendimentos ou gastos. Use esta leitura para investigar variações, não para substituir a DRE detalhada.

Como ler os alertas da análise

Um alerta deve levar a uma pergunta concreta: falta classificação? existe lançamento pendente? há período mal configurado? há origem ainda não integrada? Resolva a causa na área responsável.

O que é um Plano Contabilístico

O Plano Contabilístico é o contentor principal das contas da empresa. O SiversaERP permite manter mais de um plano, mas apenas a organização deve decidir quando essa separação é necessária.

Criar um Plano

Ao criar um plano, informe código, descrição e dados normativos aplicáveis. Defina também a sua vigência e estado.

Código do Plano

Use um código estável e compreensível. Evite códigos temporários que depois precisem ser reinterpretados por toda a equipa.

Descrição do Plano

A descrição deve permitir reconhecer imediatamente o propósito do plano, por exemplo plano principal da empresa ou plano específico de reporte.

Normativo

O campo Normativo identifica a referência contabilística que sustenta a estrutura, quando aplicável. Registe apenas informação validada pela área contabilística.

Versão

A versão ajuda a distinguir evoluções formais do plano. Não altere a versão apenas por pequenas mudanças de descrição.

Data de início e fim

As datas delimitam a vigência do plano. Se não houver motivo real para uma data final, não crie uma expiração artificial.

Plano Principal

O indicador Principal identifica o plano de referência da empresa. Antes de mudar o principal, avalie integrações, relatórios e lançamentos existentes.

Plano Activo e Inactivo

Inactivar evita uso futuro sem apagar o histórico. É preferível à eliminação de um plano que já foi utilizado.

Abrir as contas de um Plano

No detalhe do plano, use Ver contas para entrar na sua estrutura. A lista passa a trabalhar no contexto do plano seleccionado.

Importar Plano ou Contas

Quando o utilizador possui permissão, o módulo oferece importação. Utilize a pré-visualização para detectar problemas antes de gravar.

Exportar Contas

A exportação serve para análise, transporte controlado ou revisão. Não use uma exportação como substituto de backup.

O que é um Tipo de Conta Contabilística

O Tipo de Conta ajuda a classificar as contas para relatórios como Balanço e Demonstração de Resultados. Uma conta pode ter código correcto e ainda assim aparecer no relatório errado se o tipo estiver mal atribuído.

Criar um Tipo de Conta

Defina uma descrição clara e mantenha activo apenas o que deve ser usado. Evite criar tipos quase iguais apenas por variações de nomenclatura.

Tipos e Balanço

As contas classificadas como Activo, Passivo ou Capital Próprio alimentam a estrutura patrimonial conforme a classificação configurada.

Tipos e DRE

Rendimentos e Gastos precisam de classificação adequada para aparecerem na Demonstração de Resultados. Uma conta movimentada sem tipo compatível pode ficar fora da DRE.

Estrutura do Plano de Contas

As contas formam uma hierarquia. Contas de agrupamento organizam a estrutura e contas de movimento recebem lançamentos directos.

Conta sintética

Uma conta sintética possui contas filhas e serve para consolidação. Não deve receber lançamentos directos quando a hierarquia exige detalhe.

Conta analítica

Uma conta analítica é a conta usada no lançamento. No sistema, isso é representado pela capacidade de permitir lançamento.

Criar uma Conta

1. Abra o plano correcto.
2. Clique em criar conta.
3. Informe código e descrição.
4. Seleccione tipo.
5. Defina natureza.
6. Escolha conta pai quando existir.
7. Defina se permite lançamento.
8. Associe caixa padrão apenas quando fizer sentido.
9. Guarde.

Código da Conta

O código deve respeitar a lógica hierárquica adoptada pela empresa. Depois de existirem lançamentos confirmados, o código passa a ser parte do histórico e não deve ser tratado como campo livre.

Descrição da Conta

Use uma descrição curta, inequívoca e estável. Evite incluir datas ou nomes temporários que envelheçam rapidamente.

Conta Pai

A Conta Pai define a posição hierárquica. O sistema protege contra ciclos, por isso uma conta não pode tornar-se descendente de si própria.

Natureza Débito ou Crédito

A natureza canónica da conta deve ser Débito ou Crédito. Ela ajuda o sistema a interpretar saldos e apresentação.

Permite Lançamento

Active apenas em contas destinadas a receber movimentos. Uma conta com filhos activos não deve simultaneamente funcionar como conta de lançamento.

Conta de Caixa Padrão

Quando aplicável, uma conta contabilística pode ser ligada a uma caixa financeira padrão. Faça esta associação apenas quando existe correspondência operacional clara.

Conta Activa

Uma conta inactiva deixa de estar disponível para novos lançamentos, mas o histórico permanece nos relatórios anteriores.

Contas com movimento confirmado tornam-se estruturalmente sensíveis

Depois de uma conta ter lançamentos confirmados, o sistema protege campos estruturais como código, natureza, tipo e conta pai. Essa protecção evita reescrever a interpretação de períodos já contabilizados.

Porque não devo mudar a natureza depois de usar a conta

Mudar a natureza de uma conta movimentada altera a forma como os saldos são lidos. Se a estrutura original estiver errada, a correcção deve ser planeada contabilisticamente, não feita por edição retroactiva.

Importação de Contas

Use a importação quando o plano já existe em ficheiro estruturado. Revise a pré-visualização e corrija inconsistências antes da confirmação.

Pré-visualização da Importação

A pré-visualização existe para separar erros de estrutura de erros de gravação. Não ignore linhas rejeitadas sem compreender a razão.

Resultado da Importação

Depois da importação, confira quantas contas foram criadas, actualizadas ou recusadas e faça uma validação por amostragem.

Exportação do Plano de Contas

Exporte para revisão, documentação ou migração controlada. Preserve o ficheiro apenas em local autorizado, pois a estrutura contabilística é informação empresarial.

O que é um Centro de Custo

Centro de Custo é uma dimensão analítica que permite perguntar onde o gasto ou rendimento foi gerado. Ele complementa a conta contabilística, não a substitui.

Grupos de Centros de Custo

Os grupos organizam centros relacionados. São úteis em empresas com departamentos, projectos ou unidades operacionais que precisam de análise agregada.

Criar Grupo de Centro de Custo

Informe nome e descrição. Mantenha a estrutura simples o suficiente para ser utilizada de forma consistente pelos operadores.

Criar Centro de Custo

Informe nome, descrição, grupo e departamento quando aplicável. Defina também se o centro é produtivo e se está activo.

Centro Produtivo

O indicador produtivo ajuda a distinguir centros directamente relacionados com a actividade produtiva de centros administrativos ou de apoio.

Centro e Departamento

A associação ao departamento facilita a leitura organizacional. Evite duplicar um centro apenas porque o nome do departamento mudou.

Quando usar Centro de Custo no lançamento

Use quando a empresa precisa analisar a operação por unidade, projecto, departamento ou responsabilidade. A ausência dessa dimensão pode limitar relatórios analíticos posteriores.

O que é um Exercício Contabilístico

O Exercício Contabilístico agrupa os períodos de referência da contabilidade, normalmente associados a um ano económico ou outro intervalo formal definido pela empresa.

Criar Exercício

Informe código, nome, data de início, data de fim e estado. As datas devem representar o intervalo real que será usado nos relatórios.

Períodos do Exercício

O detalhe do exercício apresenta os períodos associados. Cada período possui intervalo, mês e estado operacional.

O que é um Período Financeiro

O período define a janela em que os lançamentos podem ser registados e confirmados. Ele também serve como filtro central para dashboards e relatórios.

Estados do Período

O sistema trabalha com transições de estado como abrir, fechar, bloquear e reabrir, conforme permissões e regras. O estado determina se novas operações podem ocorrer.

Abrir um Período

Abertura significa que o período está disponível para operações contabilísticas. Faça isso apenas depois de confirmar que o exercício e a configuração base estão correctos.

Bloquear um Período

Bloqueio impede novas operações sem representar necessariamente o fecho contabilístico definitivo. Use-o quando é preciso congelar temporariamente o período.

Reabrir um Período

Reabrir é uma excepção controlada. Exige motivo e deve ocorrer apenas quando a organização tem justificação contabilística para corrigir o período.

Data do lançamento precisa caber no período

O sistema valida a data efectiva do lançamento contra o período. Escolher um período aberto não permite usar uma data que pertença a outro intervalo.

O que é um Diário

O Diário agrupa lançamentos por natureza operacional. Pode existir um diário de vendas, tesouraria, geral ou outros definidos pela organização.

Criar Diário

Informe código, nome, descrição e estado. Escolha nomes que ajudem o contabilista a reconhecer a origem sem abrir o lançamento.

Diário Activo

Somente diários adequados e activos devem ser usados em novos lançamentos. Inactivar preserva o histórico.

Diários por defeito na Integração

A integração contabilística permite indicar diários padrão para Facturação, Tesouraria e operações gerais. Estes defaults reduzem decisões repetitivas durante geração automática.

O que é um Lançamento Contabilístico

O lançamento possui um cabeçalho e linhas. O cabeçalho explica a operação; as linhas mostram as contas e valores a débito ou crédito.

Criar Lançamento Manual

1. Abra Lançamentos.
2. Clique em Novo lançamento.
3. Preencha o cabeçalho (descrição, data, Diário e período aberto).
4. Adicione pelo menos uma linha a débito e uma a crédito. Use contas activas que permitem lançamento, não sintéticas.
5. Clique em Guardar lançamento. Isto ainda não entra no razão confirmado.
6. Revise o detalhe. Clique em Confirmar quando débito = crédito.

Factura já emitida: não recrie o lançamento à mão se a origem puder ir pelo histórico. Ver Da factura ao razão.

Cabeçalho do Lançamento

O cabeçalho identifica a operação, data, descrição, diário, período e origem. Escreva uma descrição que permita compreender o lançamento meses depois.

Número do Lançamento

O sistema pode sugerir numeração própria. Não altere números apenas para reproduzir sequências externas se isso comprometer a unicidade interna.

Origem do Lançamento

A origem distingue lançamento manual de lançamento vindo de Facturação, Tesouraria ou outro módulo. Preserve essa informação, pois ela é importante para rastreabilidade e relatórios.

Adicionar Linhas

Cada linha precisa de uma conta, lado contabilístico, valor e, quando útil, histórico e referência documental.

Conta da Linha

Escolha uma conta activa que permita lançamento. Contas sintéticas não devem ser utilizadas directamente.

Débito ou Crédito da Linha

Defina o lado correcto para o efeito pretendido. Antes de confirmar, leia o lançamento como conjunto, não linha isolada.

Valor da Linha

O valor deve ser positivo e coerente com a operação. O lado é definido separadamente; não use valores negativos para inverter débito e crédito.

Histórico da Linha

Use o histórico para explicar a parcela específica quando o cabeçalho não for suficiente. Evite textos genéricos como “movimento”.

Referência documental

A referência aproxima o movimento contabilístico do documento externo ou interno que o originou. É especialmente útil em reconciliações e auditoria.

Centro de Custo na Linha

Quando o modelo operacional exigir análise por centro, associe-o à linha correspondente. A classificação analítica deve reflectir o facto económico real.

Afecta Caixa

Algumas linhas podem estar relacionadas com caixa/tesouraria. Use essa indicação apenas quando a operação tiver correspondência financeira real.

Guardar não é Confirmar

Guardar mantém o lançamento disponível para revisão. Confirmar muda o seu estatuto e transforma-o em parte efectiva do razão confirmado.

Checklist antes de Confirmar

• Contas correctas.
• Data correcta.
• Período correcto e aberto.
• Diário correcto.
• Débito igual a crédito.
• Pelo menos uma linha de cada lado.
• Contas activas e lançáveis.
• Centro de custo e referência revistos.

Confirmar Lançamento

A confirmação valida o equilíbrio e a elegibilidade das contas. Se houver erro, corrija o lançamento antes de confirmar.

Lançamento Confirmado é imutável

Depois da confirmação, o lançamento não deve ser editado como se fosse rascunho. A regra protege a integridade histórica.

Estado Registado, Pendente, Confirmado e Estornado

A lista diferencia o progresso operacional. Um lançamento confirmado entra no universo do razão; um estornado preserva o original e cria o efeito inverso.

Detalhe do Lançamento

O detalhe mostra cabeçalho, movimentos a débito e crédito, estado, confirmação e regularizações relacionadas. Use esta página antes de estornar ou investigar divergências.

Porque o Estorno cria um lançamento inverso

O estorno não apaga o lançamento original. O SiversaERP cria um novo lançamento confirmado com os lados invertidos. Assim, o histórico mostra o erro e a sua correcção.

Quando posso Estornar

Somente lançamentos confirmados e ainda não estornados podem seguir este fluxo. O sistema também evita criar mais de um estorno para o mesmo lançamento.

Data efectiva do Estorno

A data do estorno precisa pertencer a um período aberto. Se o período original já está fechado, use a data autorizada pela política contabilística da empresa.

O lançamento original precisa estar equilibrado

O sistema não considera seguro estornar automaticamente um lançamento original desequilibrado. Resolva a anomalia com suporte contabilístico e técnico apropriado.

Regularizações

Regularizações representam ajustes contabilísticos documentados. Use motivo e referência suficientes para que o ajuste seja compreendido no futuro.

Estorno não é eliminação

Eliminar evidência remove contexto. Estornar preserva contexto. Em contabilidade, essa diferença é fundamental para auditoria.

O que é um Mapeamento Contabilístico

O Mapeamento traduz uma origem de negócio numa regra de lançamento. Ele diz ao sistema quais contas devem receber débito e crédito quando determinado evento é integrado.

Módulo e Chave da Origem

O mapeamento identifica o módulo e a chave contratual da origem. Para uma mesma combinação activa, a regra precisa ser inequívoca.

Um único mapeamento activo por origem

O sistema impede ambiguidade. Se dois mapeamentos activos responderem pela mesma origem, a integração deixa de ter uma resposta única.

Criar Mapeamento

1. Defina código e nome.
2. Seleccione módulo/origem.
3. Adicione linhas.
4. Escolha contas.
5. Defina débito ou crédito.
6. Escolha o tipo de valor.
7. Informe factor quando necessário.
8. Revise o equilíbrio.
9. Active apenas quando estiver validado.

Linhas do Mapeamento

Cada linha possui ordem, conta, lado, tipo de valor, factor e histórico. A ordem ajuda a manter a regra legível e previsível.

Tipo de Valor

O tipo de valor define qual componente económico da origem alimenta a linha. Não escolha por tentativa; ele precisa corresponder ao contrato da origem integrada.

Factor

O factor permite multiplicar a base da linha. Um factor incorrecto pode equilibrar matematicamente e ainda assim produzir classificação económica errada.

Histórico da Linha do Mapeamento

Use um texto que ajude a reconhecer o papel da linha nos lançamentos gerados automaticamente.

Regras mínimas de equilíbrio

• O mapeamento precisa de pelo menos duas linhas.
• Cada linha precisa de lado débito ou crédito.
• É necessário pelo menos um débito e um crédito com valor.
• Os totais precisam equilibrar.
• As contas precisam estar activas e permitir lançamento.

Aplicar Mapeamento manualmente

A acção Gerar lançamento permite testar/aplicar o mapeamento com valor, diário e período. Use-a para validar a regra antes de depender da integração automática.

Mapeamento inactivo

Um mapeamento inactivo deixa de participar da resolução automática. Prefira inactivar uma regra antiga em vez de a reutilizar para um conceito completamente diferente.

O que é a Integração Contabilística

A Integração Contabilística permite que operações de outros módulos produzam lançamentos com origem rastreável, usando mapeamentos e diários definidos.

Licenças e disponibilidade dos módulos

A página mostra, em modo de leitura, a disponibilidade de Contabilidade, Facturação e Tesouraria. Uma integração só faz sentido quando os módulos envolvidos estão disponíveis e configurados.

Activação

A activação deve acontecer depois de diários e mapeamentos estarem prontos. Ligar a integração antes da configuração cria pendências em vez de automatização.

Diário padrão de Facturação

Define o diário usado por operações vindas da Facturação quando não existe regra mais específica.

Diário padrão de Tesouraria

Define o diário para operações financeiras integradas.

Diário Geral padrão

Funciona como referência geral para origens que não pertencem aos grupos específicos configurados.

Catálogo de chaves do contrato

A página apresenta as chaves reconhecidas pela integração. Elas ajudam o contabilista a construir mapeamentos sem adivinhar nomes internos.

Mapeamentos activos

Revise os mapeamentos activos antes de ligar ou alterar a integração. Uma origem sem mapa não consegue produzir o lançamento esperado.

Pronto para ligar

O bloco de readiness ajuda a perceber se a configuração mínima está completa. Trate os avisos antes de activar.

Confirmar lançamento imediatamente

Quando esta política está activa, lançamentos gerados por integração podem seguir directamente para confirmação se passarem todas as validações. Use apenas quando a organização confia plenamente nos mapeamentos.

Integração automática ou revisão humana

Automação não elimina controlo. Empresas em fase inicial podem preferir gerar e rever antes de confirmar. Quando a configuração estiver madura, a confirmação imediata pode reduzir trabalho repetitivo.

Rastreabilidade da Origem

O sistema preserva módulo e referência da origem para reduzir duplicações e permitir navegar do lançamento para o facto que o gerou.

Evitar origem duplicada

O sistema possui protecções contra contabilizar repetidamente a mesma origem activa. Se uma origem já foi integrada, não tente recriá-la manualmente sem investigar.

O que é Reprocessar Histórico

Reprocessar histórico procura operações anteriores que poderiam gerar lançamentos segundo a configuração actual. É útil quando a integração foi activada depois de a empresa já ter documentos.

Pré-visualizar antes de executar

Use sempre Pré-visualizar antes de executar. O modo de simulação mostra candidatos, operações que gerariam lançamento, itens já contabilizados, itens que precisam de configuração, ignorados e falhas.

Candidatos

Candidatos são origens encontradas no universo seleccionado. Nem todos se transformarão em lançamento.

GERARIA

Indica itens prontos que, numa execução real, produziriam lançamento.

Já contabilizados

São origens que o sistema reconhece como já integradas. A presença aqui é sinal de idempotência, não erro.

Itens que precisam de configuração

Quando uma origem não encontra configuração suficiente, corrija diário, mapeamento ou chave antes da execução real.

Skips e Ignorados

Itens podem ser ignorados legitimamente por não pertencerem ao universo elegível. Leia a decisão antes de classificar tudo como falha.

Falhas

Falhas exigem investigação. Não repita a execução cegamente. Corrija a causa e volte a pré-visualizar.

Período de substituição

Quando o fluxo permite indicar período, escolha conscientemente. Não use um período aberto apenas para contornar a data contabilística correcta.

Executar Histórico

Depois de uma pré-visualização limpa e validada, clique em Executar lote. Cria os lançamentos elegíveis conforme as regras activas. Integração desligada não gera. Cadeia completa: Da factura ao razão.

Balanço de Abertura

O relatório de Balanço de Abertura mostra o lançamento oficial de abertura quando existe. Ele é consultivo e não cria abertura por si próprio.

Quando ainda não existe abertura

Se o relatório indicar que ainda não existe lançamento oficial de abertura, trate a preparação contabilística antes de iniciar comparações acumuladas que dependam desses saldos.

Saldos iniciais e histórico

Os saldos iniciais devem ser suportados por documentação e reconciliação. Não crie valores apenas para fazer o Balanço fechar.

Apuramento Contabilístico de IVA

A área de IVA produz uma leitura interna do imposto apurado por período. Ela considera documentos relevantes, incluindo Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito e documentos de fornecedor conforme o universo disponível.

Pré-visualizar IVA

A opção de pré-visualização calcula os totais sem executar lançamento contabilístico nesta fase. Use-a para validar a coerência antes de qualquer processo posterior.

IVA de vendas e compras

Compare a componente liquidada nas vendas com a componente suportada/dedutível nas compras conforme as regras fiscais aplicáveis à empresa.

Notas de Crédito e Débito no apuramento

Rectificações alteram a base do imposto. Por isso, o apuramento precisa considerar os documentos correctivos ligados ao período.

Estado do Apuramento

A lista diferencia os registos de apuramento pelo estado. Abra o detalhe para confirmar período e totais antes de tirar conclusões.

Porque a pré-visualização não deve ser tratada como lançamento

Uma pré-visualização serve para conferência. Ela não deve ser usada como prova de que o Razão já recebeu o apuramento.

O que é o Apuramento de Resultados

O apuramento resume Rendimentos, Gastos e Resultado no intervalo seleccionado. A versão actual da área funciona como pré-visualização e não executa automaticamente o lançamento de apuramento.

Pré-visualizar

Seleccione os filtros aplicáveis e clique em Pré-visualizar. Confira as rubricas de Rendimentos e Gastos e o resultado calculado.

Resultado positivo e negativo

Resultado positivo significa que os rendimentos superam os gastos no universo analisado. Resultado negativo indica o contrário. A interpretação deve considerar a qualidade da classificação do plano.

Contas que ficam fora do cálculo

Contas sem classificação adequada de rendimento ou gasto podem não participar correctamente da DRE e do apuramento. Corrija a classificação do plano, não o relatório.

O que significa Fechar um Período

Fechar um período significa declarar que aquele intervalo contabilístico está concluído para novas operações normais. Antes disso, o sistema executa uma checklist de integridade.

Abrir a Checklist de Fecho

Seleccione o período e clique em Ver checklist. Leia a mensagem antes de tentar fechar.

Pendências impedem o Fecho

Se existirem lançamentos pendentes, o período não está pronto. Resolva cada lançamento: confirmar, corrigir ou cancelar pelo fluxo apropriado.

Lançamentos confirmados desequilibrados

Um lançamento confirmado deveria estar equilibrado. Se a checklist encontrar divergência, trate-a como anomalia séria e investigue antes de prosseguir.

Origens duplicadas activas

Duplicações de origem podem representar dupla contabilização. A checklist bloqueia o fecho até que o problema esteja resolvido.

Débitos precisam reconciliar com Créditos

O total contabilístico do período precisa reconciliar. Se débito e crédito não coincidirem, não force o fecho.

Motivo do Fecho

O fecho exige motivo. Escreva uma justificação simples e útil, por exemplo “Fecho mensal após revisão e reconciliação”.

Fechar Período

Quando a checklist estiver concluída e o utilizador possuir permissão, confirme o fecho. Depois disso, novas operações ficam sujeitas às regras do estado fechado.

Reabrir depois do Fecho

Reabertura é excepcional. Deve existir motivo, autorização e entendimento do impacto nos relatórios já emitidos.

Como usar os Relatórios de Contabilidade

Os relatórios trabalham sobre os lançamentos e classificações contabilísticas. Antes de gerar, confirme período, exercício, conta e filtros. Se a base estiver errada, o relatório apenas apresentará o erro de forma organizada.

Diário Geral

Mostra os movimentos contabilísticos em ordem cronológica. É indicado para acompanhar o que foi registado no período e em que sequência.

Razão por Conta

Mostra saldo anterior, movimentos e saldo final de uma conta específica. É o relatório principal para investigar a composição de um saldo.

Extracto de Conta

Apresenta a movimentação da conta com lógica semelhante ao Razão, dando destaque à sequência e ao saldo.

Razão Geral

Agrupa movimentos por conta e mantém saldo acumulado. É útil para uma revisão mais ampla sem abrir conta a conta manualmente.

Balancete de Verificação

Resume movimentos e saldos do razão confirmado. O indicador D = C ajuda a validar se débitos e créditos estão equilibrados.

Balancete Acumulado

Apresenta o movimento desde o início do exercício até à data de referência. É adequado para leitura acumulada.

Balancete por Período

Mostra o movimento do período preservando o saldo inicial. Use-o quando precisa separar actividade do mês da posição acumulada.

Balancete Comparativo

Compara dois períodos e mostra saldos, variações, percentagens, débitos e créditos. Diferenças elevadas devem ser investigadas no Razão.

Balanço Patrimonial

Organiza Activo, Passivo e Capital Próprio a partir da classificação do plano.

O indicador de fecho mostra se a estrutura está equilibrada. Uma divergência exige investigação, não ajuste cosmético no relatório.

Demonstração de Resultados

A DRE reúne apenas contas classificadas como Rendimento ou Gasto. O resultado é a diferença entre os dois grupos.

DRE Comparativa

Compara a mesma classificação em dois períodos e apresenta valor actual, comparativo, variação e percentagem.

Lançamentos Contabilísticos

Lista os cabeçalhos dos lançamentos no período com data, número, descrição, estado, débito e crédito.

Lançamentos Pendentes

Mostra rascunhos e lançamentos ainda não confirmados. Deve ser consultado antes do fecho do período.

Lançamentos por Diário

Agrupa lançamentos pelo diário e permite comparar volume, débitos, créditos e diferença.

Lançamentos por Origem

Agrupa lançamentos pelo módulo ou origem, ajudando a perceber quanto veio de integração automática e quanto veio de outras fontes.

Estornos e Regularizações

Mostra ajustes e lançamentos de estorno sem inventar movimentos. Use-o para acompanhar correcções contabilísticas.

Balanço de Abertura

Consulta o lançamento oficial de abertura quando existe. Se ainda não existir, o próprio relatório informa essa condição.

Plano de Contas

Apresenta a estrutura contabilística configurada. É útil para revisão, documentação e auditoria da classificação.

Diários Contabilísticos

Lista os diários disponíveis e permite rever a estrutura usada para agrupar lançamentos.

Exercícios e Períodos

Apresenta a estrutura temporal da contabilidade e ajuda a verificar estados e intervalos.

Mapeamentos Contabilísticos

Mostra as regras de origem e suas configurações. É especialmente útil em revisão de integração.

Integração Contabilística

Resume a configuração da integração e o estado dos componentes relevantes.

Origens sem Lançamento

Ajuda a localizar operações que deveriam ser contabilizadas mas ainda não possuem lançamento associado, conforme o universo do relatório.

Lançamentos por Utilizador

Permite analisar os lançamentos pela identidade que os criou, apoiando auditoria operacional.

Controlo de Fecho

Reúne informação útil para acompanhar períodos e condições de fecho. Use-o como apoio à rotina mensal.

Movimentos por Centro de Custo

Mostra movimentos classificados por centro. É o ponto de partida para explicar gastos ou rendimentos por unidade responsável.

Custos por Centro

Consolida os custos atribuídos a cada centro. Compare centros apenas quando a política de classificação é aplicada de forma consistente.

Resultados por Centro

Permite analisar o resultado atribuído a centros, quando as contas e linhas possuem a dimensão necessária.

Conta por Centro

Combina a perspectiva da conta contabilística com a dimensão do centro de custo, útil para perguntas como “em que unidade esta rubrica foi consumida?”.

Facturação e Contabilidade

Facturas, Notas de Crédito e Notas de Débito podem servir de origem para integração. O mapeamento define como cada evento afecta as contas. Caminho operacional: Da factura ao razão. Emissão no manual de Facturação.

Tesouraria e Contabilidade

Recebimentos, pagamentos e outros movimentos financeiros podem alimentar lançamentos conforme a configuração. Tesouraria continua responsável pelo movimento financeiro; Contabilidade, pela classificação.

Compras e Fornecedores

Documentos de fornecedor e obrigações podem chegar à contabilidade por mapeamentos apropriados. Verifique sempre se a origem está associada ao fornecedor e período correctos.

Stock e custo

Movimentos e valorização de stock podem ter implicações contabilísticas quando a organização activa esse nível de integração. A política deve ser definida contabilisticamente antes de automatizar.

Projectos e Centros de Custo

Projectos podem ajudar a contextualizar custos, enquanto o centro de custo mantém a dimensão analítica contabilística. Não são conceitos idênticos.

Fluxo 1: preparar a contabilidade pela primeira vez

Plano contabilístico, tipos, contas, centros de custo, exercício, períodos, diários, integração, mapeamentos, testes e relatórios.

Fluxo 2: lançamento manual simples

Criar lançamento, preencher cabeçalho, adicionar débito e crédito, guardar, rever, confirmar e consultar no Razão.

Fluxo 3: corrigir lançamento confirmado

Abrir detalhe, validar o erro, estornar, confirmar o lançamento inverso e criar o lançamento correcto quando necessário.

Fluxo 4: integrar uma Factura de Venda

Passos com os botões do ecrã: Da factura ao razão.

1. Finalize a factura em Facturação.
2. Em Integração Contabilística, integração com Facturação activa, diário e mapeamento. Guardar parâmetros.
3. Reprocessar histórico → Facturas de venda → Pré-visualizar → Executar lote.
4. Em Lançamentos, Confirmar se ainda estiver pendente.
5. Leia o efeito em Razão e no Balancete.

Fluxo 5: integrar um pagamento

Movimento de Tesouraria, mapeamento correspondente, contas financeiras/contrapartida, geração e confirmação.

Fluxo 6: adicionar novo mapeamento

Identificar origem, criar mapa, definir linhas, testar equilíbrio, aplicar manualmente, validar lançamento e só então activar.

Fluxo 7: reprocessar histórico

Configurar integração, abrir Pré-visualização, analisar candidatos e falhas, corrigir pendências, repetir preview e executar.

Fluxo 8: fecho mensal

Rever pendentes, Razão, Balancete, IVA, resultados, divergências, executar checklist e fechar o período.

Fluxo 9: análise de uma divergência no Balancete

Identificar conta, abrir Razão, localizar lançamento, validar origem e corrigir por estorno se necessário.

Fluxo 10: analisar variação da DRE

Gerar DRE Comparativa, identificar rubrica com maior variação, abrir Razão e validar os documentos de origem.

Fluxo 11: reabrir período

Documentar motivo, obter autorização, reabrir, efectuar correcção rastreável, rever relatórios e fechar novamente.

Fluxo 12: preparar Balanço de Abertura

Validar saldos iniciais, documentação de suporte, contas e equilíbrio, registar abertura pelo procedimento autorizado e consultar o relatório.

Não consigo confirmar o lançamento

Verifique se débito e crédito estão equilibrados, se existe pelo menos uma linha de cada lado, se as contas estão activas e permitem lançamento, e se o período está aberto.

A conta não aparece no lançamento

Confirme se está activa, pertence ao plano correcto e permite lançamento directo.

A conta tem filhos e não permite movimento

Esse comportamento é coerente com uma conta sintética. Use uma conta analítica filha.

Não consigo alterar o código da conta

Se a conta já possui lançamentos confirmados, o sistema protege campos estruturais. Planeie a correcção em vez de alterar histórico.

O lançamento está confirmado e não deixa editar

Isto é intencional. Use estorno quando existir erro.

Não consigo estornar

Confirme que o lançamento está confirmado, ainda não foi estornado, está equilibrado e existe período aberto para a data de estorno.

O mapeamento não gera lançamento

Confirme estado activo, diário, período, linhas, contas, tipo de valor, factores e equilíbrio.

Existem dois mapeamentos para a mesma origem

A integração exige uma única regra activa por módulo/chave. Inactive ou corrija a duplicação.

A pré-visualização histórica mostra itens por configurar

Abra os mapeamentos e diários correspondentes, corrija e volte a pré-visualizar.

O IVA parece diferente do esperado

Confirme período, Facturas, NC, ND, documentos de fornecedor e configurações fiscais. Lembre-se de que o relatório é interno.

A DRE não mostra uma conta movimentada

Confirme se o tipo da conta a classifica como Rendimento ou Gasto.

O Balanço não fecha

Comece pelo Balancete, confirme equilíbrio, classificação de Activo, Passivo e Capital e investigue as contas com saldo inesperado.

Não consigo fechar o período

Execute a checklist. Resolva lançamentos pendentes, divergências, origens duplicadas e qualquer diferença entre débito e crédito.

O relatório está vazio

Confirme período/exercício, conta, datas e se existem lançamentos confirmados no universo seleccionado.

Uma origem aparece como já contabilizada

Não é erro. O sistema está a impedir duplicação. Abra o lançamento ligado à origem.

O resultado mudou depois de corrigir uma classificação

Isso é esperado quando a conta passa a entrar na secção correcta da DRE ou do Balanço. Reveja períodos comparativos afectados.

Princípio da rastreabilidade

Todo saldo importante deve poder ser explicado por lançamentos, e todo lançamento relevante deve apontar para um facto ou documento compreensível.

Separação de funções

Quando a estrutura da empresa permite, separe quem prepara lançamentos, quem confirma, quem configura mapeamentos e quem fecha períodos.

Menor intervenção manual possível, maior controlo possível

Automatize operações repetitivas apenas depois de a regra estar madura. O objectivo não é eliminar revisão, é concentrar revisão nas excepções.

Evitar contas genéricas

Contas como “Diversos” acumulam movimentos difíceis de explicar. Use apenas quando existe política clara e faça revisão periódica.

Não alterar configuração no fim do mês sem avaliar impacto

Mudar tipo de conta, mapeamento ou diário perto do fecho pode alterar relatórios e integração. Planeie alterações e documente a data de entrada em vigor.

Reconciliação antes do Fecho

Use Razão, Balancete, contas financeiras, clientes, fornecedores e documentos de origem para confirmar que a posição contabilística corresponde à operação real.

Guardar evidência de alterações estruturais

Quando a empresa altera plano, mapeamento ou política, registe motivo e responsável segundo a governação interna.

Permissões

A Contabilidade contém funções sensíveis. Conceda apenas os privilégios necessários para consulta, lançamento, confirmação, estorno, configuração, integração e fecho.

Checklist de configuração inicial

• ☐ Plano principal definido
• ☐ Tipos de conta revistos
• ☐ Hierarquia das contas validada
• ☐ Contas lançáveis identificadas
• ☐ Naturezas correctas
• ☐ Centros de custo configurados
• ☐ Exercício criado
• ☐ Períodos criados e estados correctos
• ☐ Diários criados
• ☐ Integração configurada
• ☐ Mapeamentos testados
• ☐ Relatórios de teste validados

Checklist de um Lançamento Manual

• ☐ Data correcta
• ☐ Período correcto
• ☐ Diário correcto
• ☐ Descrição clara
• ☐ Contas correctas
• ☐ Débito igual a crédito
• ☐ Centro de custo revisto
• ☐ Referência documental preenchida quando útil
• ☐ Detalhe revisto antes de confirmar

Checklist antes de activar um Mapeamento

• ☐ Origem correcta
• ☐ Não existe outro mapa activo para a mesma chave
• ☐ Pelo menos duas linhas
• ☐ Débito e crédito presentes
• ☐ Contas activas e lançáveis
• ☐ Tipos de valor correctos
• ☐ Factores revistos
• ☐ Teste manual equilibrado
• ☐ Diário e período testados

Checklist mensal de Contabilidade

• ☐ Lançamentos pendentes tratados
• ☐ Razão de contas críticas revisto
• ☐ Balancete equilibrado
• ☐ Contas financeiras reconciliadas
• ☐ Contas de clientes/fornecedores reconciliadas
• ☐ IVA pré-visualizado
• ☐ DRE revista
• ☐ Balanço revisto
• ☐ Origens sem lançamento investigadas
• ☐ Checklist de fecho limpa
• ☐ Período fechado com motivo

Checklist antes de Reabrir Período

• ☐ Motivo contabilístico válido
• ☐ Autorização obtida
• ☐ Relatórios já emitidos identificados
• ☐ Correcção planeada
• ☐ Estorno usado quando aplicável
• ☐ Relatórios serão reemitidos após a correcção

Matriz: onde fazer cada coisa

Glossário essencial

Conta analítica

Conta que recebe lançamento directo.

Conta sintética

Conta de agrupamento, normalmente com contas filhas.

Débito

Um dos lados do lançamento contabilístico.

Crédito

O outro lado do lançamento contabilístico.

Diário

Livro/grupo usado para organizar lançamentos.

Exercício

Intervalo contabilístico maior que agrupa períodos.

Período

Janela temporal em que os movimentos são registados e controlados.

Razão

Movimentos e saldo de uma conta.

Balancete

Resumo de movimentos e saldos das contas.

DRE

Demonstração de Resultados, rendimentos menos gastos.

Balanço

Posição patrimonial baseada em Activo, Passivo e Capital Próprio.

Mapeamento

Regra que transforma uma origem operacional em linhas contabilísticas.

Estorno

Lançamento inverso que neutraliza um lançamento confirmado sem o apagar.

Centro de Custo

Dimensão usada para análise por unidade ou responsabilidade.

Catch-up

Reprocessamento controlado de origens históricas ainda não integradas.

Regras de ouro

1. Configure antes de automatizar.
2. Use contas analíticas para lançar e sintéticas para agrupar.
3. Nunca confirme um lançamento sem compreender a operação.
4. Débito e crédito precisam equilibrar.
5. Lançamento confirmado corrige-se por estorno, não por edição.
6. Uma origem deve ter uma regra contabilística inequívoca.
7. Pré-visualize histórico antes de executar.
8. Classifique contas correctamente para que DRE e Balanço façam sentido.
9. Feche o período apenas depois de reconciliar.
10. Quando um relatório parecer errado, investigue a origem no Razão.

Limites deste manual

Este manual explica a operação do SiversaERP e os conceitos necessários para a utilizar com segurança. Ele não substitui a política contabilística da empresa, o trabalho do contabilista responsável nem as obrigações legais e fiscais aplicáveis em Moçambique.