Módulo de Hotelaria

O que é o módulo de Hotelaria

O módulo de Hotelaria do SiversaERPv4 gere o ciclo operacional completo de uma unidade hoteleira: inventário de quartos, tarifas, reservas, hóspedes, check-in, estadias, serviços, pagamentos, transferências, checkout, housekeeping, manutenção, bloqueios, contas de estadia, auditoria nocturna, mapas e relatórios.

Mapa funcional do módulo

Fluxo ponta-a-ponta de uma estadia

Reserva vs Check-in vs Estadia vs Checkout

Front Desk como centro operacional

Embora o módulo possua listas históricas e cadastros separados, o Painel/Quartos é o principal centro de operação diária. A partir dele o recepcionista acompanha estados e abre operações como reserva, check-in, resumo, prolongamento, transferência e checkout.

Dashboard de Hotelaria

O Dashboard concentra indicadores da operação hoteleira para o período corrente. Use-o para identificar rapidamente ocupação, reservas, chegadas, saídas, receita e alertas que merecem atenção.

Como interpretar os indicadores

Não leia um KPI isoladamente. Uma taxa de ocupação elevada pode ser positiva, mas deve ser analisada junto de receita, tarifa média, partidas, quartos bloqueados e capacidade disponível.

Chegadas e partidas

Chegadas representam reservas/check-ins previstos no período; partidas representam estadias que devem terminar. Acompanhe ambos para preparar recepção e housekeeping.

Ocupação operacional

A ocupação deve ser interpretada considerando quartos disponíveis, bloqueios operacionais e estadias efectivamente activas. Um quarto bloqueado não deve ser tratado como capacidade vendável.

Alertas e excepções

Use alertas para detectar estadias vencidas, housekeeping pendente, manutenção, bloqueios ou outros desvios. O alerta não substitui a decisão operacional: abra o quarto/estadia e confirme o contexto antes de agir.

Visão geral do Painel

O Painel apresenta os quartos agrupados por Bloco e Piso. Cada cartão de quarto incorpora o estado operacional e pode mostrar hóspede, reserva, check-in, checkout previsto, número de noites e alertas.

Pesquisar quarto ou hóspede

A caixa Quarto ou hóspede permite localizar rapidamente uma acomodação pelo número ou uma estadia pelo nome do hóspede.

Filtrar por Bloco

Use o filtro de Bloco para reduzir o painel a uma ala/edifício específico. É útil em hotéis com inventário distribuído.

Filtrar por Piso

O filtro de Piso ajuda a equipa de recepção e housekeeping a concentrar-se numa zona operacional.

Legenda e estados dos quartos

A legenda permite filtrar por estado. Os estados visuais ajudam a distinguir quartos livres, reservados, ocupados, em limpeza, manutenção ou bloqueados conforme a situação actual.

Overlays de Limpeza, Manutenção e Ocorrência

Um quarto pode apresentar indicadores adicionais de limpeza, manutenção ou ocorrência. Estes sinais podem coexistir com a informação de estadia e ajudam a equipa a perceber restrições operacionais.

Resumo rápido de um quarto

Ao seleccionar um quarto, o sistema abre o contexto correspondente: acomodação, estadia, hóspedes, serviços, pagamentos e operação. O conteúdo depende do estado actual do quarto.

Quarto sem correspondência aos filtros

Quando os filtros eliminam todos os resultados, o painel informa que nenhum quarto corresponde à selecção. Limpe os filtros antes de concluir que um quarto desapareceu.

Blocos

Blocos representam agrupamentos físicos ou lógicos de quartos, como edifícios, alas ou sectores. Utilize nomes que façam sentido para a operação.

Categorias de Quarto

Categorias classificam a acomodação por nível/tipologia, por exemplo Standard, Suite ou outras categorias definidas pela empresa.

Composições de Quarto

A Composição descreve a configuração de camas/capacidade. O sistema exige pelo menos uma cama para uma composição válida.

Tipos de Cama

Tipos de cama permitem normalizar composições, por exemplo Single, Casal, Queen, King ou equivalentes mantidos pela organização.

Quartos

O cadastro do Quarto reúne número, bloco, piso, categoria, composição e demais características operacionais. O número do quarto é obrigatório.

Número do Quarto

Use a identificação operacional real do hotel. Evite códigos artificiais diferentes da sinalização física.

Bloco e Piso do Quarto

Bloco e piso determinam como o quarto é agrupado no Painel e nos filtros. Uma classificação incorrecta dificulta recepção e housekeeping.

Categoria e Composição

A Categoria indica a classe comercial; a Composição descreve a configuração física. Ambas podem influenciar disponibilidade e tarifa.

Camas do Quarto

O inventário de camas permite detalhar a acomodação. Use-o quando a composição padrão não for suficiente para representar o quarto real.

Recursos / Amenities

O Catálogo de Recursos permite definir amenities como ar condicionado, televisão, minibar, secretária, acessibilidade ou outros recursos relevantes.

Recursos por Categoria

Recursos podem ser associados à categoria para estabelecer um padrão de amenities esperado naquela tipologia.

Recursos específicos do Quarto

Quando um quarto difere do padrão da categoria, os recursos específicos permitem registar essa característica sem criar uma categoria artificial.

Imagens do Quarto

Quando a instalação utiliza imagens de quartos, mantenha fotografias coerentes com a acomodação real e evite imagens genéricas que possam induzir o utilizador em erro.

Acessibilidade

Quartos com características de acessibilidade devem ser correctamente identificados para facilitar atribuição adequada no Front Desk.

Activar ou inactivar um Quarto

Inactivar retira a acomodação do uso corrente sem destruir o histórico. Para indisponibilidade temporária, prefira Bloqueio em vez de inactivação estrutural.

Arquitectura de Tarifas

O módulo separa a tarifa em três níveis: Tabela de Preço, Períodos de Preço e Parâmetros de Preço. A tabela define as regras gerais; o período define a validade temporal; os parâmetros associam valores a categoria/composição e condições aplicáveis.

Tabela de Preço

O cabeçalho da tarifa possui Título, Descrição, Observação, estadia mínima, tabela de IVA e estados de disponibilidade.

Estadia mínima

A estadia mínima define o número mínimo de noites permitido pela tarifa. O sistema exige pelo menos uma noite.

Tabela de IVA

A tarifa deve estar associada à tabela de IVA adequada. Não utilize IVA como simples mecanismo para ajustar o preço final.

Tarifa Permanente

Uma tarifa marcada como permanente não depende exclusivamente de uma campanha/período específico. Utilize-a como estrutura regular quando apropriado.

Visível para o Cliente

Esta opção permite distinguir tarifas internas de tarifas que podem ser apresentadas em contextos externos/cliente.

Adiantamento obrigatório

Quando activado, indica que a política da tarifa requer adiantamento antes da estadia conforme as regras comerciais definidas.

Períodos de Preço

Períodos delimitam datas de validade de uma tarifa. Use-os para época alta/baixa, campanhas, eventos ou alterações sazonais.

Parâmetros de Preço

Os parâmetros ligam valores a combinações como categoria/composição e demais critérios suportados. Revise-os quando a cotação de uma reserva não corresponder ao esperado.

Dias da Semana

A estrutura do módulo suporta parametrização por dia da semana. Isso permite diferenças comerciais entre dias úteis e fins-de-semana quando configurado.

Cotação automática no Front Desk

Durante Reserva/Check-in, o sistema consulta a configuração de preço e calcula a tarifa para o período. O utilizador deve rever o resultado antes de confirmar.

Quando a tarifa não calcula

Verifique período válido, tabela activa, categoria/composição do quarto, parâmetros existentes, estadia mínima e datas de chegada/saída.

Canais de Origem

Canais identificam como a reserva/estadia chegou ao hotel: Walk-in, OTA, telefone ou outros canais cadastrados.

Código do Canal

O código do canal deve ser único e estável. Não reutilize o mesmo código para origens diferentes.

Forma de Tratamento

Formas de tratamento padronizam a forma como o hóspede é identificado no cadastro e documentos.

Cadastro de Hóspedes

O cadastro do hóspede guarda a identidade da pessoa que se aloja. Nome e apelido são obrigatórios no fluxo de criação rápida.

Hóspede vs Cliente de Facturação

O hóspede é a pessoa alojada; o cliente/entidade de facturação é quem recebe o documento comercial. Podem ser a mesma entidade, mas não precisam ser. Cadastro de clientes: Gerir clientes.

Ligação Hóspede ↔ Cliente

A configuração Hóspede e cliente permite associar um hóspede a uma entidade de facturação existente.

Criar Cliente a partir da ficha do Hóspede

Quando necessário, a ficha do hóspede pode apoiar a criação/associação da entidade de facturação. Confirme os dados antes de criar duplicados.

Pesquisa de Hóspedes

Use a pesquisa por nome antes de criar um novo hóspede. Isso reduz duplicados e preserva histórico de estadias.

Província/Estado e Distrito/Cidade

O fluxo permite criar rapidamente referências geográficas quando não existem. Use nomenclatura oficial e evite duplicações com grafias diferentes.

Criar uma Reserva

1. Abra o Painel/Quartos e escolha Nova Reserva ou o quarto pretendido.
2. Defina Chegada e Saída.
3. Confirme o número de noites.
4. Seleccione um quarto disponível.
5. Associe cliente/hóspede.
6. Seleccione canal de origem quando aplicável.
7. Revise a tarifa calculada.
8. Adicione observações/condições.
9. Guarde a reserva.

Passo Quarto

O primeiro passo do assistente trata datas e acomodação. O sistema lista quartos livres para o intervalo escolhido.

Chegada e Saída

A saída deve ser posterior à chegada. Em criação de reserva, uma chegada no passado não é um cenário normal e pode ser recusada pela política de datas.

Hora de chegada e saída

As horas registam a expectativa operacional. São úteis para recepção, housekeeping e planeamento do dia.

Número de Noites

O número de noites é derivado do intervalo da reserva e influencia cotação e capacidade.

Quartos disponíveis

A lista de quartos livres é calculada para o período indicado, considerando estadias/reservas que ocupam a mesma acomodação e restrições operacionais relevantes.

Escolher Hóspede e Cliente

Associe correctamente a pessoa alojada e a entidade de facturação. Evite escolher o primeiro nome semelhante sem validar a identidade.

Passo Tarifa

Revise preço, diárias e total calculado. Se o valor não corresponder ao acordado, investigue a tarifa em vez de alterar datas arbitrariamente.

Observação da Reserva

Use observações para informação operacional relevante: horário previsto, preferência, instrução acordada ou contexto que a recepção precisa conhecer.

Editar uma Reserva

Reservas ainda elegíveis podem ser editadas. Ao alterar datas ou quarto, o sistema reavalia disponibilidade e cotação.

Anular Reserva

A anulação exige motivo. Use-a quando a estadia não ocorrer e preserve o histórico em vez de apagar o registo.

No-show

Quando o hóspede não comparece, utilize o fluxo de No-show quando disponível, registando o motivo. Não confunda No-show com anulação antecipada.

Voucher da Reserva

O sistema permite gerar um Voucher da Reserva. Use-o como confirmação operacional/comercial e confirme os dados antes de enviar ao cliente.

Adiantamentos

A estrutura de reserva suporta adiantamentos. Estes valores são mostrados no resumo da estadia e devem ser considerados no saldo final.

Serviços associados à Reserva

Uma reserva pode conter serviços previamente previstos. Confirme se o serviço será cobrado no momento adequado e se será materializado no folio/estadia.

Hóspedes por Quarto da Reserva

Em reservas com mais de uma pessoa, associe os hóspedes correctamente à acomodação para que o histórico reflita quem esteve alojado.

Histórico de Reservas

A lista histórica permite pesquisar, consultar detalhes, editar reservas elegíveis, emitir Voucher e anular quando permitido.

Mapa de Reservas

O Mapa de Reservas apresenta o calendário de ocupação futura por quarto. Filtre por período, Bloco e Categoria para planeamento.

Evitar overbooking

Antes de confirmar uma reserva manual fora do fluxo normal, valide a disponibilidade real. O mapa e a pesquisa de quartos livres devem ser a referência operacional.

Quando efectuar Check-in

Faça Check-in quando o hóspede chega e a estadia pode ser efectivamente iniciada. Uma reserva futura não deve ser convertida prematuramente em estadia activa.

Check-in a partir de Reserva

Abra a reserva elegível e inicie Check-in. O sistema reutiliza dados da reserva, mas deve-se confirmar quarto, datas, hóspede e valores.

Walk-in

Para hóspede sem reserva, crie a admissão a partir do Painel utilizando o fluxo de check-in/walk-in. Confirme disponibilidade e canal de origem.

Política de datas do Check-in

O sistema valida datas de admissão. Entrada futura não representa Check-in real; entrada passada pode exigir confirmação/aviso conforme o caso.

Quarto no Check-in

Seleccione apenas quarto disponível e operacional. Um quarto reservado para outro hóspede, bloqueado ou indisponível não deve ser atribuído por tentativa.

Hóspede principal

Identifique correctamente o hóspede principal e associe acompanhantes quando aplicável.

Cliente a facturar

Confirme quem receberá a factura: o próprio hóspede, empresa, agência ou outra entidade cadastrada.

Cotação no Check-in

Antes de guardar, reveja diárias e total calculado. O preço resulta da configuração da tarifa e período.

Guardar Check-in

Ao confirmar, o quarto passa ao estado correspondente de ocupação/estadia e o folio começa a representar a conta operacional.

Histórico de Check-ins

Use a lista histórica para consultar admissões anteriores e o contexto da estadia. O histórico não deve ser editado para corrigir uma operação já encerrada sem procedimento próprio.

Resumo da Estadia

O Resumo reúne KPIs de Total a Cobrar, Total Pago e Saldo e organiza a estadia em tabs: Estadia, Hóspedes, Serviços, Pagamentos e Operação.

Tab Estadia

Mostra Acomodação, número do quarto, período, noites, referência da reserva, observações e cliente de facturação.

Tab Hóspedes

Lista as pessoas ligadas à estadia e permite abrir a ficha individual para consulta/actualização.

Tab Serviços

Mostra extras cobráveis e pedidos do hóspede. O recepcionista pode adicionar um serviço cadastrado ou descrever um extra quando o fluxo permitir.

Adicionar Serviço/Extra

Seleccione o serviço, unidade, preço e dados necessários. Um extra passa a contribuir para o valor da conta da estadia.

Anular Serviço/Extra

Use a acção de anular quando um lançamento deixou de ser válido. Não elimine histórico silenciosamente.

Pedidos do Hóspede

Pedidos registados durante a estadia aparecem no resumo para acompanhamento e eventual materialização/cobrança.

Tab Pagamentos

Mostra valores recebidos na recepção e adiantamentos da reserva. O formulário limita o valor ao saldo em aberto quando aplicável.

Registar Pagamento

1. Seleccione o tipo de pagamento.
2. Informe comprovativo/referência quando aplicável.
3. Informe o valor.
4. Confirme que não excede o saldo.
5. Guarde.

Estornar Pagamento

Use Estornar pagamento quando um recebimento foi registado incorrectamente. Confirme o valor e contexto antes da reversão.

Adiantamentos da Reserva

Adiantamentos pagos antes da chegada são apresentados separadamente para que o saldo real da estadia seja compreendido.

Tab Operação

Concentra veículos, ocorrências e histórico de transferências ligados à estadia.

Registar Veículo

Informe tipo de veículo, matrícula e cor. O registo ajuda controlo de estacionamento e segurança operacional.

Remover Veículo

Use a acção própria quando um veículo foi registado por engano ou deixou de estar associado à estadia.

Ocorrências

Ocorrências registam incidentes relacionados com a estadia. Devem ser factuais, objectivas e limitar-se ao necessário para a operação.

Transferências da Estadia

O resumo mantém o histórico das mudanças de quarto, incluindo motivo e origem quando disponível.

O que é o Folio

O Folio é a conta de estadia. Reúne diárias, extras, pagamentos, documentos e saldo em aberto.

Lista de Folios

A lista permite pesquisar e filtrar contas de estadia por estado. Use-a para localizar saldos em aberto e contas concluídas.

Detalhes do Folio

Abra o detalhe para reconstruir financeiramente a estadia antes de efectuar qualquer acção de checkout ou facturação.

PDF do Folio

O sistema gera PDF do folio para consulta/arquivo. O PDF representa a conta da estadia; não confunda automaticamente com factura fiscal.

Prolongar Estadia

Use Prolongar quando a saída prevista precisa ser alterada para data posterior. O sistema reavalia datas e disponibilidade.

Antes de Prolongar

Confirme que o quarto continua livre no período adicional e reveja o impacto na tarifa/saldo.

Trocar de Quarto

A transferência muda a estadia para outra acomodação. Escolha um quarto livre e registe o motivo.

Motivo de Transferência

O catálogo de motivos padroniza razões como necessidade técnica, pedido do hóspede ou outra causa autorizada.

Efeito da Transferência

A mudança preserva o histórico da estadia e regista quarto anterior, novo quarto e motivo. Não crie um novo check-in apenas para representar mudança interna.

Movimentos

A área de Movimento permite consultar eventos operacionais da hotelaria e gerar PDF quando necessário.

Lista de Estadias

O Painel possui uma visão de Estadias com pesquisa e filtros, útil para trabalhar fora da grelha visual de quartos.

Lista de Reservas no Painel

A visão de Reservas ajuda a localizar chegadas e reservas por critérios operacionais e pode ser exportada em PDF.

Quando efectuar Checkout

Faça Checkout quando a estadia termina e os valores, pagamentos e documentos estiverem preparados para encerramento.

Rever saldo antes do Checkout

Abra o Resumo/Folio e confirme total a cobrar, total pago, adiantamentos e saldo. Não finalize sem compreender diferenças.

Checkout com saldo em aberto

O comportamento depende das regras da instalação e das permissões. Se existir saldo, trate-o pelo fluxo financeiro/documental adequado antes de encerrar quando exigido.

Documento no Checkout

Após o checkout, o módulo integra-se com Facturação e pode permitir gerar documentos como Factura, Factura-Recibo ou Factura Simplificada, conforme configuração e enquadramento. Detalhe no manual de Facturação.

Factura

Use Factura quando o documento fiscal/comercial adequado à operação for uma factura. O sistema transfere o contexto da estadia para o fluxo documental. Ver Factura de venda.

Factura-Recibo

Utilize quando a operação está simultaneamente facturada e liquidada e esse tipo documental for aplicável.

Factura Simplificada

Utilize apenas nos cenários permitidos pela configuração fiscal da empresa.

Continuar documento em Rascunho

Se já existe um documento de checkout em rascunho, o sistema oferece continuar esse documento em vez de gerar outro.

Documento já finalizado

Quando o documento já foi finalizado, o módulo permite abrir os detalhes. Evite gerar duplicados para a mesma saída.

Checkout vencido

Uma estadia cuja saída prevista já passou deve ser tratada operacionalmente: prolongar quando o hóspede permanece, ou efectuar checkout. O sistema pode sinalizar este estado no Painel.

Histórico de Check-outs

A lista histórica preserva as saídas já realizadas e permite consultar os detalhes correspondentes.

Limpeza

A área de Limpeza gere tarefas de housekeeping por quarto. As tarefas possuem estado e podem ser abertas/actualizadas/finalizadas.

Criar tarefa de Limpeza

Abra Limpeza, escolha o quarto e registe a tarefa. Utilize-a para manter a disponibilidade operacional alinhada com a realidade física.

Limpeza em curso

Enquanto a tarefa não está encerrada, o quarto pode apresentar overlay de limpeza no Painel.

Finalizar Limpeza

Finalize quando o quarto estiver realmente pronto. Não feche antecipadamente apenas para libertar o estado no sistema.

Manutenção

A área de Manutenção regista ordens relacionadas com problemas ou intervenções no quarto.

Tipos de Manutenção

O catálogo de tipos padroniza a natureza das ordens de manutenção e facilita relatórios.

Criar Manutenção

Seleccione o quarto, tipo e informação necessária. Registe descrição suficiente para a equipa técnica compreender o problema.

Manutenção finalizada

Uma ordem encerrada passa a histórico e deixa de representar intervenção aberta. Confirme a resolução antes de finalizar.

Bloqueios de Quarto

Bloqueios tornam um quarto indisponível por motivo operacional, sem alterar estruturalmente o cadastro.

Motivos de Bloqueio

O catálogo de motivos padroniza razões de quarto fora de serviço, permitindo análise posterior.

Bloqueio vs Manutenção

Manutenção descreve a intervenção; Bloqueio descreve a indisponibilidade do quarto. Podem estar relacionados, mas não são o mesmo registo.

Quarto fora de ordem / OOO

Relatórios de bloqueio tratam quartos indisponíveis operacionalmente. Estes quartos devem ser excluídos da capacidade vendável enquanto o bloqueio estiver activo.

O que é a Auditoria Nocturna

A Auditoria Nocturna representa o fecho operacional do dia de hotel. Ela consolida o estado das estadias/quartos com movimento e cria uma referência de fecho por data de negócio.

Data de negócio

A data de negócio pode diferir do simples instante do relógio. O fecho deve corresponder ao dia operacional que a equipa está a encerrar.

Filtro Com movimento

A lista permite trabalhar com quartos que tiveram movimento no contexto do dia, reduzindo ruído operacional.

Fechar Auditoria

Informe a data de negócio e uma observação quando necessário. Só feche depois de conferir chegadas, partidas, estadias abertas e pendências do dia.

Por que o fecho nocturno é importante

Ele cria disciplina operacional e permite distinguir o dia já encerrado de operações ainda pendentes. Não deve ser executado mecanicamente sem reconciliação.

Mapa de Reservas

Mostra reservas distribuídas no tempo por quarto. É ideal para planeamento de ocupação futura, alterações e conflitos de capacidade.

Filtros do Mapa de Reservas

Filtre por intervalo, Bloco e Categoria. Use uma janela temporal coerente com o planeamento pretendido.

Mapa de Ocupação

Mostra a ocupação real/planeada por período, facilitando a leitura da disponibilidade do hotel.

Filtros do Mapa de Ocupação

Tal como no mapa de reservas, os filtros por período, Bloco e Categoria ajudam a isolar uma parte do inventário.

Mapa vs Painel

O Painel é operacional e orientado ao estado actual; os Mapas são temporais e orientados a planeamento/ocupação.

Histórico de Reservas

Consulta reservas passadas e actuais, incluindo detalhes, Voucher, edição de reservas elegíveis e anulação.

Histórico de Check-ins

Permite reconstruir admissões anteriores sem depender apenas do estado actual do quarto.

Histórico de Check-outs

Mostra saídas concluídas e contexto da estadia encerrada.

Histórico de Transferências

Mostra mudanças de quarto, origem, destino e motivo, ajudando auditoria e análise de qualidade.

Histórico de Ocorrências

Concentra incidentes registados durante estadias. Use filtros para localizar eventos por período/quarto/hóspede conforme disponível.

Listagem de Hóspedes

Permite consultar o cadastro de pessoas que já passaram ou estão associadas à operação do hotel.

O que são Pedidos do Hóspede

Pedidos representam solicitações/consumos feitos durante a estadia. Podem estar associados a itens e posteriormente aparecer no resumo operacional da conta.

Itens do Pedido

Cada pedido pode conter itens, quantidades e valores conforme o fluxo implementado. Revise antes de materializar/cobrar.

Pedidos de Restaurante

A estrutura do módulo contempla pedidos de restaurante associados à hotelaria. Quando a operação utiliza Restaurante integrado, estes consumos podem participar do contexto da estadia.

Pedido vs Serviço do Check-in

Serviço lançado directamente na estadia e pedido do hóspede são origens operacionais diferentes. O Folio/Resumo permite identificar ambas.

Relatório: Ocupação

Inventário ocupado/disponível no período.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Reservas

Reservas criadas/agendadas no intervalo.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Entradas

Check-ins realizados.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Saídas

Check-outs realizados.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Receita

Reservas booked e caixa de adiantamentos/pagamentos sem somar indevidamente as duas perspectivas.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Chegadas

Hóspedes/reservas previstos para chegada.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Partidas

Estadias previstas para saída.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Transferências

Mudanças de quarto no período.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Adiantamentos

Pagamentos antecipados ligados às reservas.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Pagamentos

Pagamentos registados nas estadias.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Housekeeping

Tarefas de limpeza.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Manutenção

Ordens de manutenção.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Bloqueios

Quartos indisponíveis / fora de serviço.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Ocorrências

Incidentes registados.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Quartos

Inventário de acomodações e estado operacional.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Hóspedes

Cadastro de hóspedes e cliente de facturação.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Performance

Indicadores de desempenho hoteleiro disponibilizados pelo módulo.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Contas de estadia

Folios: diárias, extras, pagamentos e saldo em aberto.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Extras e consumo

Serviços do check-in e pedidos ainda por materializar.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Facturas de saída

Documentos ligados ao folio no checkout.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Relatório: Mix por canal

Reservas e walk-ins distribuídos por canal de origem.

Defina o período e os filtros antes de gerar. Compare relatórios apenas quando os mesmos critérios estiverem aplicados.

Exportar para PDF

Cada relatório disponibilizado no módulo pode ser gerado em PDF quando a opção está disponível. O PDF reflecte o filtro corrente.

Exportar para Excel

A página de relatório inclui exportação Excel. Use-a para análise detalhada, mantendo controlo sobre informação de hóspedes e dados financeiros.

Receita: evitar dupla contagem

O próprio módulo distingue receita booked de caixa recebido. Não some reservas e pagamentos como se fossem duas receitas independentes.

Performance Hoteleira

Ao analisar performance, combine ocupação, receita, canais, estadia média e movimentos operacionais. Nenhum indicador isolado descreve completamente o desempenho.

Hotelaria e Facturação

Facturas de Venda, Facturas Pro-Forma, Produtos/Serviços e Clientes/Entidades estão acessíveis a partir da shell da Hotelaria. O checkout pode iniciar documentação no módulo de Facturação. Ver Facturação.

Hotelaria e Clientes/Entidades

O cliente de facturação pertence ao cadastro central de entidades. O hóspede pode estar associado a essa entidade sem duplicar o cadastro comercial. Ver Gerir clientes.

Hotelaria e Produtos/Serviços

Extras cobráveis podem utilizar artigos/serviços cadastrados no catálogo. Isso mantém descrição e preço mais consistentes. Catálogo no manual de Facturação.

Hotelaria e Restaurante

A estrutura do módulo suporta pedidos de restaurante associados à estadia. O grau de integração operacional depende da configuração e dos módulos activos.

Hotelaria e Financeiro

Pagamentos da estadia e documentos emitidos podem alimentar processos financeiros conforme a configuração. O Folio continua a ser a conta operacional hoteleira. Contas a receber: Tesouraria.

Hotelaria e Stock

Produtos consumidos por hóspedes/restaurante podem ter impacto em stock através dos módulos que materializam esses movimentos. A Hotelaria não deve ser usada para corrigir stock manualmente. Ver Stock e Facturação.

Hotelaria e Card Lock

A emissão física de cartões é feita no SiversaCardLock, aplicação de secretária. O módulo web de Hotelaria não grava cartões nem fala com o encoder. Se a integração web for activada, terá documentação própria.

Permissões

As opções disponíveis dependem dos privilégios do utilizador. Uma recepcionista pode operar reservas/check-ins sem necessariamente ter acesso a configuração de tarifas, auditoria nocturna ou anulação de documentos.

Separação de funções

Em operações maiores, separe recepção, housekeeping, manutenção, supervisão e administração financeira. Isso reduz erros e melhora rastreabilidade.

Não partilhar contas

Utilize uma conta individual por colaborador. Operações de reserva, pagamento, checkout e auditoria devem permanecer atribuíveis a uma pessoa.

Dados pessoais de hóspedes

Documentos, contactos, endereço, veículos e ocorrências são informação sensível. Consulte apenas quando necessário para a operação e evite exportações desnecessárias.

Observações e ocorrências

Registe factos operacionais relevantes. Evite opiniões pessoais, linguagem discriminatória ou detalhes sem necessidade operacional.

Não corrigir saldo por tentativa

Se o saldo estiver errado, investigue diárias, extras, adiantamentos, pagamentos e estornos antes de lançar novos movimentos.

Não criar duplicados

Antes de criar hóspede, cliente, quarto, canal ou reserva, pesquise. Duplicações fragmentam histórico e dificultam relatórios.

Quarto não aparece como disponível

Confirme datas, reservas sobrepostas, estadia activa, bloqueio, manutenção e estado do quarto.

Tarifa não calcula

Confirme tabela activa, período válido, IVA, estadia mínima, categoria/composição e parâmetros de preço.

Reserva não grava

Reveja datas, quarto, hóspede/cliente, disponibilidade e mensagens de validação.

Check-in não pode ser feito

Confirme data de entrada, quarto disponível, reserva elegível e dados obrigatórios do hóspede.

Hóspede não aparece na pesquisa

Procure por nome/apelido e confirme se já existe; se não existir, use criação rápida.

Saldo está maior do que esperado

Revise diárias, serviços, pedidos, adiantamentos e pagamentos.

Saldo está menor do que esperado

Verifique pagamentos duplicados, adiantamentos e serviços anulados.

Pagamento não pode ser registado

Confirme tipo de pagamento, valor positivo e saldo em aberto.

Pagamento foi lançado errado

Use estorno quando permitido e registe novamente correctamente.

Extra foi lançado por engano

Use a acção de anular extra em vez de tentar compensar com outro lançamento sem explicação.

Não consigo prolongar

Confirme que o quarto está livre no novo intervalo.

Não consigo trocar de quarto

Confirme disponibilidade do destino e motivo de transferência.

Quarto continua em limpeza

Confirme se a tarefa de limpeza ainda está aberta e finalize-a apenas quando concluída.

Quarto continua bloqueado

Abra o registo de bloqueio e confirme se continua activo.

Manutenção terminou mas o quarto não está disponível

Confirme manutenção, bloqueio e limpeza; podem existir restrições simultâneas.

Não consigo gerar Nota/Factura no checkout

Confirme estado do checkout, cliente de facturação, tipo documental e se já existe documento em rascunho/finalizado.

Existe documento em rascunho

Continue o documento existente em vez de criar outro.

Mapa parece vazio

Revise período, Bloco e Categoria.

Auditoria nocturna não deve fechar

Revise estadias vencidas, chegadas/partidas e outras pendências antes de insistir.

Fluxo 1: Reserva normal

Configurar tarifa → seleccionar datas/quarto → hóspede/cliente → cotação → guardar → chegada → check-in → estadia → checkout.

Fluxo 2: Walk-in

Quarto livre → Check-in directo → criar/seleccionar hóspede → canal Walk-in → tarifa → admitir → folio.

Fluxo 3: Reserva com adiantamento

Reserva → tarifa que exige adiantamento → registar adiantamento → chegada → check-in → saldo actualizado → checkout.

Fluxo 4: Hóspede empresarial

Reserva → hóspede pessoa física → cliente de facturação empresa → estadia → checkout → documento para empresa.

Fluxo 5: Prolongamento

Estadia activa → verificar disponibilidade → Prolongar → nova saída → recalcular/actualizar valores → continuar estadia.

Fluxo 6: Troca de quarto

Estadia activa → quarto destino livre → motivo → Transferir → histórico preservado → continuar no novo quarto.

Fluxo 7: Extra durante estadia

Resumo → Serviços → seleccionar/descrever extra → preço/unidade → guardar → folio actualizado.

Fluxo 8: Pagamento parcial

Resumo → Pagamentos → tipo/comprovativo/valor → guardar → saldo reduzido → pagamento posterior até liquidação.

Fluxo 9: Checkout e Factura

Rever folio → confirmar cliente → checkout → gerar/continuar documento → finalizar Factura.

Fluxo 10: Checkout e Factura-Recibo

Rever saldo/pagamento → checkout → gerar Factura-Recibo quando aplicável → finalizar.

Fluxo 11: Quarto para limpeza

Checkout → tarefa/estado de limpeza → housekeeping executa → finaliza limpeza → quarto disponível.

Fluxo 12: Quarto em manutenção

Problema detectado → criar manutenção → bloquear se necessário → reparar → finalizar manutenção → remover bloqueio quando seguro.

Fluxo 13: No-show

Reserva prevista → hóspede não comparece → confirmar situação → registar No-show com motivo.

Fluxo 14: Auditoria nocturna

Rever dia → chegadas/partidas → estadias abertas → pendências → fechar data de negócio → iniciar novo ciclo.

Checklist: antes de abrir reservas ao público

• ☐ Blocos e pisos correctos
• ☐ Quartos activos
• ☐ Categorias e composições correctas
• ☐ Camas e recursos revistos
• ☐ Tabelas de preço activas
• ☐ Períodos e parâmetros de preço válidos
• ☐ IVA correcto
• ☐ Canais de origem cadastrados
• ☐ Motivos operacionais configurados

Checklist: Reserva

• ☐ Datas correctas
• ☐ Quarto disponível
• ☐ Hóspede correcto
• ☐ Cliente de facturação correcto
• ☐ Canal correcto
• ☐ Tarifa revista
• ☐ Observações relevantes registadas
• ☐ Adiantamento verificado

Checklist: Check-in

• ☐ Reserva/Walk-in correcto
• ☐ Identidade do hóspede confirmada
• ☐ Quarto pronto
• ☐ Datas e noites confirmadas
• ☐ Cliente de facturação confirmado
• ☐ Tarifa confirmada
• ☐ Acompanhantes ligados
• ☐ Veículo registado quando necessário

Checklist: durante a Estadia

• ☐ Serviços lançados correctamente
• ☐ Pedidos materializados quando aplicável
• ☐ Pagamentos registados
• ☐ Ocorrências documentadas
• ☐ Prolongamentos formalizados
• ☐ Transferências registadas

Checklist: Checkout

• ☐ Data de saída confirmada
• ☐ Diárias revistas
• ☐ Extras revistos
• ☐ Adiantamentos considerados
• ☐ Pagamentos confirmados
• ☐ Saldo conhecido
• ☐ Cliente de facturação correcto
• ☐ Documento apropriado escolhido
• ☐ Quarto encaminhado para housekeeping

Checklist: Auditoria Nocturna

• ☐ Chegadas do dia revistas
• ☐ No-shows tratados
• ☐ Partidas revistas
• ☐ Estadias vencidas tratadas
• ☐ Pagamentos/folios críticos revistos
• ☐ Quartos com movimento conferidos
• ☐ Observação registada se necessário
• ☐ Data de negócio correcta

Matriz: onde fazer cada coisa

Glossário

ADR / Tarifa média

Indicador de preço médio de alojamento, quando utilizado na análise.

Adiantamento

Valor pago antes da estadia/checkout.

Bloco

Agrupamento físico/lógico de quartos.

Canal de origem

Origem comercial da reserva/estadia.

Check-in

Admissão efectiva do hóspede.

Checkout

Encerramento da estadia.

Composição

Configuração de cama/capacidade de um quarto.

Folio

Conta operacional da estadia.

Housekeeping

Operação de limpeza/preparação do quarto.

No-show

Reserva em que o hóspede não comparece.

OOO

Out of Order / quarto indisponível operacionalmente.

OTA

Canal/agência online de reservas.

Reserva

Compromisso futuro de alojamento.

Walk-in

Hóspede que chega sem reserva prévia.

Regras de ouro da Hotelaria

1. Quarto livre no sistema deve corresponder à realidade operacional.
2. Não faça check-in futuro para “segurar” quarto.
3. Não crie novo hóspede antes de pesquisar.
4. Não misture hóspede com cliente de facturação.
5. Não altere tarifa para corrigir cadastro mal configurado.
6. Não faça transferência criando nova estadia.
7. Não esconda erros de pagamento com lançamentos compensatórios sem rastreabilidade.
8. Não finalize limpeza/manutenção antes do trabalho real terminar.
9. Não encerre auditoria nocturna sem rever pendências.
10. Use o Folio para compreender a conta antes do Checkout.

Fronteira com outros manuais

Para detalhes de documentos fiscais, consulte o Manual de Facturação. Para recebimentos e contabilidade, consulte o Manual Financeiro. Para utilizadores e privilégios, consulte o Manual de Acessos. Este manual concentra a operação hoteleira e as integrações necessárias para concluir cada fluxo.